Sugerencias para los Travel manager

En un post anterior llamado «Travel manager, los grandes olvidados» hicimos una primera aproximación a esta figura tan importante en las empresas.

En este post actual nos gustaría hacer cuatro sugerencias para enfocar su trabajo desde la óptica de una agencia de viajes como Azul Marino Business Travel, que está muy orientada al cliente final:

1) Mantener el equilibrio entre el control de costes y la comodidad en los viajes:  Los viajes de negocios no suelen ser excesivamente placenteros y a veces generan situaciones que podrían traerles reproches. Un buen equilibrio entre el control de costes y la comodidad suele generar la sensación de justicia buscada por todas las partes de la empresa.

2) Analizar profundamente los datos proporcionados por la agencia y los que pueda generarse por si mismo:  Generalmente, los buenos resultados se empiezan a conseguir el segundo año de gestión. Analizar bien los datos, revisar las tendencias, encontrar las desviaciones…suele traer resultados como ahorros de costes, mejores acuerdos con los proveedores y eliminación de agravios entre iguales. A mi entender, la labor de parametrización es, por lo tanto, la clave de la buena gestión.

3) Generar una política de viajes clara y que consiga la máxima unanimidad posible en la compañía:  Otra labor de parametrización, pero recomiendo tener en cuenta que esa política debe ser un documento vivo, un documento que recoja las actualizaciones y los estados por los que pasa la empresa. Caer en un documento estático y válido para periodos superiores a tres años suele ser un error.

4) Crear un plan de contingencia o plan de crisis:  Los empleados de su empresa deben sentirse seguros al viajar. Se debe gestionar un buen seguro de viaje y comunicar claramente a todo el staff las condiciones y formas para activarlo. Adicionalmente, es importante que los empleados sepan cómo actuar ante cualquier contingencia o situación de riesgo. Un buen teléfono 24 horas, unas normas claras antes estas circunstancias y la sensación de «estar siempre disponible» , es un punto muy importante en la labor del Travel Manager.

Cada empresa es diferente y no se puede extrapolar todo en la gestión de los viajeros pero creemos que las normas básicas encaminadas a dar claridad y comodidad a los viajeros, son bien recibidas, independientemente del volumen de negocio de la empresa o del número de empleados que esta tenga.